Cuốn Kỷ yếu "20 năm truyền thống Thầy và Trò" đã ra đời như thế nào?

Sau khi đọc rất nhiều các bài viết của các bạn về ngày hội trường, về quyển tập san tôi thấy mình cần phải kể lại quá trình ra đời tập san để các bạn hiểu những gì đằng sau 400 trang đó.

1. Ý tưởng ban đầu:

Hồi đầu tháng 4/2005, chị Giao về nước và đến gặp tôi nói về ý định làm một quyển giống như danh bạ ghi lại toàn bộ danh sách giáo viên, học sinh, có cả thông tin liên lạc của họ nhằm kỷ niệm 20 năm thành lập trường Ams. Chị cũng giải thích cho tôi hiểu trước đó đã có nhiều quyển tập san thiên về các bài viết như Yearbook hay Ngày về nhưng chưa có quyển nào mang tính chất thống kê các thế hệ giáo viên, học sinh trong 20 năm. Tôi thấy ý tưởng này rất hay và có ý nghĩa trong dịp hội trường 20 năm và nhận lời làm mà chưa lường hết được các khó khăn về sau.

2. Thu thập thông tin:

Công việc thu thập thông tin quyết định toàn bộ việc tập san có trở thành hiện thực hay không. Một tổ tập san đã nhanh chóng được lập ra, trong đó Nguyễn Mai Hồng (Pháp 01-04) chịu trách nhiệm về thu thập thông tin, Nguyễn Minh Trung (Lý 00-03) chịu trách nhiệm về thu thập ảnh và tôi chịu trách nhiệm về khâu thiết kế.

Dĩ nhiên một mình Mai Hồng không thể kham nổi tất cả các khóa trong 20 năm. Mai Hồng lại chia ra mỗi bạn cộng tác viên (CTV) thu thập một khóa mà mỗi khóa lại có đến hơn 10 lớp. Nguồn thông tin ở đâu ư? Trước hết là sử dụng danh sách các lớp có sẵn trên HAO nhưng danh sách đó lại không có số điện thoại hay địa chỉ email. Các CTV đã gửi danh sách các lớp đến đại diện của mỗi lớp và nhờ người đại diện bổ sung thông tin còn thiếu của lớp mình rồi gửi lại. Rất buồn là rất nhiều những danh sách gửi đi không được hồi âm lại, người đại diện đâu phải ai cũng nhiệt tình đi tìm thông tin của lớp mình cho đủ với danh sách. Với các khóa hiện vẫn đang học trong trường thì việc thu thập dễ dàng hơn vì CTV gặp họ thường xuyên nên có thể thúc giục được.

Nhưng với các khóa có đầu 8 thì lấy đâu ra danh sách bây giờ. Rất may là nhà trường vẫn còn lưu lại nhưng chỉ có tên và ngày sinh. Các CTV lại phải cặm cụi gõ lại vào máy tính. Không có số điện thoại, không có email, không quen biết anh chị nào thì biết túm lấy ai làm người đại diện để nhờ họ bổ sung thông tin bây giờ. Thậm chí tóm được 1 người thì người đó cũng chẳng có sự liên lạc nào với các thành viên trong lớp, bó tay!

Danh sách giáo viên có thuận lợi hơn là đã được nhà trường lưu lại khá đầy đủ. Nếu thiếu thông tin gì thì cũng hỏi được các thầy cô ở trường luôn. Nếu các bạn xem kỹ phần danh sách giáo viên, các bạn sẽ thấy có những tên của các thầy cô đã mất. Nhiều thế hệ học sinh chưa từng được học các thầy cô đó nên họ cần phải biết đến những cống hiến, đóng góp mà các thầy cô đó đã dành trọn cuộc đời mình cho sự nghiệp giáo dục.

Việc thu thập ảnh của Minh Trung cũng gặp nhiều khó khăn không kém. Minh Trung cũng sử dụng nguồn tư liệu có sẵn ở trên HAO. Nhưng thưa rằng chất lượng rất kém, đâu phải ảnh nào cũng in được đâu. Với những ảnh chụp bằng phim thì Minh Trung scan lại để chuyển về tổ thiết kế. Sau một thời gian tôi mới biết là Minh Trung tự bỏ tiền túi ra để scan, tôi đã bảo Trung chuyển các ảnh cần scan cho anh Phan Hưng (Lý 88-91) để anh Hưng scan tại cơ quan. Phần thành tích cần có ảnh cá nhân của từng người, việc này khiến Minh Trung phải vất vả liên lạc với từng người một để bảo họ gửi ảnh. Nhưng rồi vẫn có người không liên lạc được hoặc họ không có ảnh cá nhân nào phù hợp để đăng lên tập san.

3. Bắt tay vào thiết kế:

Trước khi nhận được bất kỳ thông tin nào từ phía Mai Hồng và Minh Trung, tổ thiết kế đã phải bắt đầu tạo template rồi. Kích thước, loại giấy, hình thức thể hiện được bàn bạc kỹ lưỡng sao cho quyển tập san nhìn khác biệt nhưng lại không tốn kém nhiều chi phí. Với kích thước 23.5 x 23.5 cm thì số trang dự tính ban đầu là 500. Nếu bạn là dân thiết kế bạn có áng chừng được thời gian cần thiết để thiết kế bản draft đầu tiên khoảng 500 trang là bao lâu không? Sau đó là thời gian kiểm tra, sửa đổi nữa? Chúng tôi cảm thấy thực sự lo lắng với tiến độ vì bị phụ thuộc hoàn toàn vào bên thu thập thông tin.

Chúng tôi chỉ nhận được khoảng 2, 3 khóa với danh sách tương đối đầy đủ cho đến giữa tháng 11/2005 mới nhận được danh sách tất cả các khóa từ Mai Hồng. Vậy là chỉ còn hơn 1 tháng để vừa thiết kế, vừa sản xuất. Thật là vắt chân lên cổ cũng không kịp.

Đầu tiên tôi giao một bạn thiết kế toàn bộ quyển tập san để ý tưởng thiết kế được xuyên suốt. Tuy nhiên công việc thiết kế là công việc sáng tạo, nếu làm mấy trăm trang với một kiểu thiết kế giống nhau, với những danh sách tên và số điện thoại lặp đi lặp lại sẽ gây ức chế rất lớn cho người thiết kế. Sau đó tôi đã giao bớt công việc thiết kế cho các bạn khác nhằm giải tỏa tâm lý và để thúc đẩy tiến độ công việc. Các bạn cũng nên thông cảm với công việc của chúng tôi vì còn rất nhiều việc khác của công ty, không thể ngừng toàn bộ hợp đồng của các khách hàng khác để chỉ tập trung vào mỗi quyển tập san.

Bản thiết kế đầu tiên hoàn thành phải tiến hành rà soát lỗi ngay. Công việc này chuyên ngành gọi là sửa morat mà phải là những người chuyên nghiệp mới có thể nhìn ra các lỗi thiết kế. Có bạn đọc nhìn ở trang cuối tập san Ban biên tập và sửa bản in liệt kê 36 người và kết luận với từng ấy người mà vẫn để xảy ra sai sót. Xin thưa rằng 36 con người đó không hẳn hoàn toàn tham gia vào việc biên tập hay sửa bản in. Họ là những người có đóng góp trong ngày hội trường thì nhân tiện có tập san chúng tôi cũng muốn in tên của họ lên đó như lời cảm ơn cho bao công sức họ đã dành cho hội trường.

Với nhân lực chỉ có 2, 3 người ở công ty có thể dành thời gian cho tập san chúng tôi phải huy động các bạn CTV đến kiểm tra, tổng cộng chưa đến 10người. Nếu bạn ngồi kiểm tra danh sách giữa bản gốc và bản thiết kế thì tôi đảm bảo rằng sau 10 trang mắt bạn đã hoa lên, đầu óc căng ra chẳng còn tỉnh táo để nhìn tiếp các trang khác nữa. Vậy mà mỗi bạn CTV phải nhận mấy khóa (chứ không phải mấy lớp) liền mang về nhà ngồi kiểm tra giữa lúc đang thi học kỳ căng thẳng. Các bạn CTV không phải là những người chuyên nghiệp nên chắc chắn có những sai sót mà các bạn đó không phát hiện ra được. Mặc dù thông tin các bạn gửi về chúng tôi copy lại vào bản thiết kế nhưng vì sao vẫn có sai lệch là do các bạn lưu thông tin ở dạng Excel, mà phần mềm Corel chỉ xử lý văn bản dạng Word nên khi copy vào người thiết kế phải chỉnh sửa lại rất nhiều, vừa mất thời gian vừa dễ xảy ra sai sót.

Người thiết kế dựa vào những ghi chú của những người sửa morat để chỉnh sửa lại. Sau đó người thiết kế kiểm tra tiếp một lần nữa những lỗi đã ghi chú để xem có sửa sót lỗi nào không. Sau đó trước khi đem đi in toàn bộ nhân viên công ty chúng tôi được huy động để kiểm tra lại từ đầu tất cả các trang. Các bạn có tin không rằng chúng tôi vẫn phát hiện ra thêm nhiều lỗi nữa. Lúc đó thời gian chỉ còn 1 tuần là đến ngày hội trường.

4. Sản xuất như thế nào đây?

Bạn nào làm trong ngành thiết kế, in ấn sẽ biết công đoạn in ấn là phải ra phim trước khi đem đi in. Ra phim nghĩa là in 400 trang đó ra các tấm phim và sai sót vẫn có thể xảy ra như thường. Chỉ cần nghĩ đến chuyện lại phải ngồi rà soát 400 trang phim với bản thiết kế chúng tôi đã thấy trời sắp sập đến nơi rồi. Một công việc mệt mỏi và căng thẳng vô cùng. Nhưng vấn đề là thời gian không còn nhiều, riêng chuyện ra phim đã mất mấy ngày, in mất mấy ngày nữa nhưng gia công đóng thành sách thì phải mất 1 tuần. Bó tay!

Một điều quan trọng hơn cả là lấy tiền ở đâu để mua giấy và đặt trước cho nhà in khi mà số tiền ban đầu cần thiết đã lên đến 100.000.000 đ. Tôi đã ngậm ngùi nói với chị Giao là thôi đành nhường số tiền tài trợ thu được vào các khoản mục khác cần thiết hơn, tập san lùi lại một chút vậy. Chị Giao vẫn muốn có một ít tập san đưa ra cho mọi người xem trong ngày hội trường nhưng ngặt một nỗi là đã in thì phải in tất cả chi phí mới không bị cao, nhưng có thể gia công trước một ít vẫn được. Chị Giao quyết định vẫn phải in và lấy tiền riêng của chị (một số tiền rất lớn chị dành cho mẹ) đưa cho tôi để lo in ấn (em xin lỗi chị Giao vì đã đưa chi tiết này lên diễn đàn nhưng mọi người đặc biệt là các bạn trẻ nên biết điều này để tự hỏi nếu các bạn là người chịu trách nhiệm tổ chức các bạn sẽ làm gì).

Như tôi đã nói ở trên phương án ra phim thực sự không khả thi vì thời gian không kịp. Chúng tôi đã liên hệ với công ty in và văn hóa phẩm nơi có công nghệ in Computer To Page (CTP) không phải ra phim nên sẽ tiết kiệm thời gian. Dĩ nhiên công nghệ hiện đại như vậy cả nước Việt nam cũng chỉ đếm được trên 1 bàn tay các nhà in dám đầu tư thì giá thành các bạn sẽ hiểu là cao hơn công nghệ ra phim nhiều như thế nào. Cái giá 180.000 đ/quyển chị Giao đã phát ngôn từ đời thuở nào rồi làm sao mà sửa lại được. Rất may là quyển tập san chỉ có 400 trang so với dự kiến là 500 trang nên giá thành 1 quyển không bị đội lên.

5. Sản phẩm ra lò:

Sáng ngày 24/12/2005, chúng tôi háo hức chờ đón quyển tập san đầu tiên xuất xưởng. Ban đầu là 5 quyển được mang về để kịp thời làm phóng sự. Chúng tôi phát hiện ra một số lỗi như bạn đọc đã viết. Nếu thông tin của các bạn sai thì có thể do thông tin nguồn cung cấp không chính xác hoặc chưa rà soát hết lỗi. Về phần thiết kế thì có sự sai sót ở khóa 94-97 khi toàn bộ headline trên đầu là khóa 2001-2004.

Tôi xin thay mặt các bạn thiết kế xin lỗi bạn đọc về những sai sót này, đặc biệt là những lỗi thuộc về thiết kế vì chúng tôi đã không kiểm tra thật kỹ. Chỉ mong nhận được sự thông cảm của các bạn vì thời gian quá gấp không thể kiểm tra đi kiểm tra lại nhiều lần, vì đầu óc căng thẳng mà không nhìn thấy hết các chi tiết.

Chiều ngày 24/12/2005, chúng tôi nhận thêm được 60 quyển nữa từ nhà in. Và sáng ngày 25/12/2005, chúng tôi nhận thêm 450 quyển nữa. Giai đoạn 1 tạm thời là như vậy vì nếu muốn lấy toàn bộ số còn lại khoảng 1.000 quyển thì phải trả tiền hết luôn cho nhà in. Nhà in cũng chỉ cho chúng tôi thời hạn đến ngày 20/01/2006 là phải lấy ra hết. Đào đâu ra tiền bây giờ?

6. Những giá trị đằng sau một quyển tập san:

Bạn nói với tôi rằng 180.000 đ/quyển chỉ có mỗi danh sách, vừa đắt lại vừa không có gì đặc biệt. Bạn nói đúng nếu đó là quyển sách bạn mua ở cửa hàng sách. Mà nếu mua ở cửa hàng sách thì cái giá của nó không thể là 180.000 đ được vì còn phải tính đến tiền công trả cho những người đi sưu tầm nữa.

Khi bạn sở hữu quyển tập san này thì bạn không chỉ sở hữu một ấn phẩm đơn thuần mà bạn đang lưu giữ bên mình biết bao mồ hôi, công sức, tình yêu và lòng nhiệt huyết của rất nhiều con người. Bạn không thể tìm thấy điều đó ở các ấn phẩm khác vì tất cả đều đã được quy ra tiền nhuận bút, tiền lương mất rồi. Quyển tập san với việc lưu giữ tên tuổi và hình ảnh của các thế hệ giáo viên, học sinh trong 20 năm là một công trình rất đáng để bạn tự hào vì trường Ams đã làm được điều mà những trường khác chưa làm được. Giữ bên mình quyển tập san là bạn đang được sống giữa một trời yêu thương của những trái tim Amser luôn khát khao được cống hiến, được cho đi mà không mong được đáp lại. Điều này đặc biệt hơn tất cả phải không bạn thân yêu?
 
Phạm Thị Yến Mai nói:
Em nên tìm hiểu kỹ về những gì đã xảy ra đã, rồi hẵng viết. Công sức nó còn nhiều hơn thế nhiều !!!
Em biết là còn nhiều hơn thế nhưng thiết nghĩ có nhiều bạn CTV cũng không muốn làm để được kể công đâu. Như thế này là bạn đọc có thể hình dung được quá trình vất vả để làm quyển kỷ yếu này rồi.
 

chap1989

Thành viên danh dự
Ui, hay quá =D> Hoan hô chị Nga, em xin mạn phép được đưa nó lên trang tin hiệp hội của BTT được không ạ ???
Cái này cũng chẳng phải kể công đâu, nhưng em thấy cái gì cũng nên rõ ràng nguồn ngốc của nó, có người còn chẳng hỉu sao đùng cái là xuất hiện tập san này nữa :(
 
Phùng Anh Quân nói:
Ui, hay quá =D> Hoan hô chị Nga, em xin mạn phép được đưa nó lên trang tin hiệp hội của BTT được không ạ ???
Cái này cũng chẳng phải kể công đâu, nhưng em thấy cái gì cũng nên rõ ràng nguồn ngốc của nó, có người còn chẳng hỉu sao đùng cái là xuất hiện tập san này nữa :(
­­Ừ, tùy em thôi, miễn là nhiều người biết được thì tốt. Chị thấy có quá nhiều sự hiểu lầm ở đây nên muốn mọi người hiểu sự việc một cách tường tận hơn. Cảm ơn em nhiều!
 
Ý tưởng về một quyển sách như vậy là rất hay , nhưng có lẽ nó có ý nghĩa nhiều hơn với các cựu học sinh khoá đầu bởi vì họ lâu rồi không liên lạc với nhau cũng như với trường ...
Tuy nhiên với các học sinh các khoá gần đây thì ý tưởng này xem ra chưa đủ vì thông tin liên lạc gần đây cũng dễ .
Theo tôi thì một ý tưởng mang tầm vóc như vậy với giá trị vật chất như vậy nên có nhiều người hơn chịu trách nhiệm , thậm chí có thể phát triển ý tưởng cho tốt hơn , đáp ứng đc nhiều nhu cầu của nhiều thế hệ . Thậm chí một phần đơn giản ai cũng tưởng là có là các bài viết cảm tưởng của học sinh các khoá thì lại không có , trong khi phần danh bạ có thể co kéo cho ngắn lại được mà ....
Hi vọng Mai Hồng 25 tuổi sẽ làm ra quyển 1 Kỷ Yếu khác tốt hơn :)
 
Chào các bạn,

Tôi có đọc kỹ mấy topic liên quan đến cuốn "tập san" (hay như các bạn nói, gọi là "Kỷ yếu"... hay gì gì đó thì đúng hơn), và cũng có trò chuyện với người bạn đều là Amser xưa. Cũng là người làm công việc biên tập, có chút khái niệm về in ấn, tôi (và vài người bạn) có mấy ý kiến sau:

1. Dĩ nhiên công việc mà BBT đã làm là khổng lồ, và với điều kiện làm việc như thế, rất đáng khâm phục, trân trọng, và những thiếu sót là rất có thể xảy ra.

2. Tuy nhiên, người mua - khi số trả tiền (ko nhỏ, ngay cả bọn tôi bên này, mua một cuốn sách như vậy cũng là tầm giá... trung bình rồi :)), có quyền phê bình và nói lên ý kiến của họ (lẽ ra có thể họ muốn khác, lẽ ra ko được có nhiều lỗi như vậy, chẳng hạn). Nói một cách "xấu bụng", có thể họ còn ko cần phải quan tâm đến việc cuốn tập san đã ra đời như thế nào :))

Vì vậy, BBT cứ nên... nhận lỗi về phần mình, ko nên trả lời là "trước khi mua đã xem rồi mà, ưng mới mua, giờ còn nói gì, có ép ai mua đâu" :)

3. Giá cả cuốn tập san, như đã nói ở trên, quả là cao. Dĩ nhiên là "hoành tráng", "ăn chơi phải tốn kém", "20 năm mới có một lần...", đây là chuyện khác, nhưng ko bù được cho những ai muốn có một kỷ niệm, nhưng vì lý do tài chính nên phải ngậm ngùi.

BTC có thể nghĩ ra được cách nào để "phát hành" nội dung ấy dưới các dạng khác cho rẻ hơn ko? Ví dụ, ngoài 300 - 500 cuốn để biếu, cần "ấn tượng", những "cuốn khác" làm dưới dạng điện tử, thu vào đĩa, hoặc sao đó.

Vì nếu đã là một cuốn kỷ yếu, mục đích là lưu giữ các số liệu, info... thiết nghĩ có thể dùng cách ấy cho rẻ, và thậm chí, có khi còn tiện hơn khi dùng, tra cứu.

Vài ý kiến đóng góp của một người ko phải Amser, ko làm thay đổi "đại cục" là nói thì dễ và làm thì khó! :)

L.
 
Chỉnh sửa cuối:
Top